¿Qué significa Type en Oracle R12?

Hola a todos!

Continuamos escribiendo sobre los encabezados del módulo de Invoice processing o data entry de Oracle R12.

En el encabezado o header 'Type' se debe indicar que tipo de documento por pagar estas registrando.

Puede ser que estes registrando una factura, una nota de crédito, una nota de débito, un anticipo, etc., entonces en este espacio debes indicar el tipo de documento que estas registrando.

Debes tomar en cuenta que si te equivocas en el tipo de documento, este error desencadenará una serie de errores contables y financieros.

Por ejemplo, si ingresas como tipo de documento que es una factura, pero al momento de registrar el monto te das cuenta que es negativo, aún puedes cancelar el registro, pero de lo contrario, si no te das cuenta, y registras una nota de crédito como factura, en lugar de descontar esa nota de crédito se estaría pagando como factura y ya estas afectando los registros contables y el flujo de efectivo.

Gracias por leer.

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¿Qué significa Operating Unit, en oracle R12?

Buen día a todos!

Hoy toca escribir sobre los 'header' o encabezados del módulo de invoice processing o data entry en oracle R12. Empezaremos por Operating Unit.

Cómo ya saben normalmente este ERP es usado mayormente por empresas multinacionales, por ende, estas empresas cuentan con varias unidades de negocio alrededor del mundo.

Para ejemplificar esto, imaginemos que tenemos una empresa del nivel de Samsung, LG, Toyota, etc., este tipo de empresa tienen presencia en todo el mundo, entonces para este tipo de empresas les es necesario contar en un solo ERP con toda la información contable, financiera y administrativa, en donde baste con entrar a este ERP y seleccionar la unidad de negocio que requieren analizar para obtener lo que necesitan.

Regularmente cada unidad de negocio se identifica con algún numero. Suponiendo que nuestra empresa tiene 5 unidades de negocio, pueden nombrar el número 0001 esta en México, la 0002, en Brasil, la 0003 en Costa Rica, la 0004 en Corea y la 0005 está en Puerto Rico.

Entonces el header Operating Unit, es el campo donde se indica a que unidad de negocio pertenece la factura que estás registrando en oracle.

También es importante mencionar, que una unidad de negocio puede tener diferentes segmentos de negocio, es decir, que nuestra empresa 0005 ubicada en Puerto Rico, puede tener 1 o más segmentos de negocio, por ejemplo, puede tener 3 plantas de producción, un segmento puede ser de partes industriales, otro segmento puede ser de partes automotrices, y otro segmento puede ser de partes de aviones, entonces en oracle pueden nombrarse con otro número, como una subclasificación dentro de la unidad de negocio más el nombre del segmento. 

Ejemplo: 

Operating Unit: 0005 PR Eléctrico

Segmento 1: 6725 PR Eléctrico Industrial

Segmento 2: 6726 PR Eléctrico Automotriz

Segmento 3: 6727 PR Eléctrico Aeroespacial

De esta manera se puede clasificar la información contable, financiera y administrativa de acuerdo al segmento de negocio de nuestra unidad operativa.

¿Qué actividades se realizan en una posición de invoice processing?

Buen día tribu aprendiz.

La entrada de hoy se tratara sobre las actividades que realiza una persona que se encuentra la posición de invoice processing en oracle R12.

En su traducción literal es procesamiento de facturas, pero en el aspecto técnico, son muchas funciones que están incluidas dentro de esta posición.

La función principal es el registro manual de facturas, pero para el registro correcto de una factura, debes revisar la PO*, que el concepto de tu proveedor corresponda con las líneas dadas de alta en la PO, que el precio facturado corresponda al precio pactado en la PO, que la moneda de la factura corresponda a la moneda de la PO, también se debe revisar si el proveedor contiene información bancaria para emitir el pago en su caso.

En este proceso, existen varios tipos de facturas, las facturas PO son las facturas que contienen orden de compra. Las facturas NON PO, son las facturas que no contienen orden de compra, y por lo tanto, requieren aprobaciones de quien requiere el pago y muchas veces se necesitan más aprobaciones, que pueden ser los jefes del comprador. Las facturas PRE-APPROVED, son documentos, como su nombre lo dice facturas preaprobadas, es decir, que estas facturas no tienen PO, pero tampoco requieren aprobaciones en el proceso para ser liberadas para pago, ya que, previamente se aprobó un 'distribution set' que como ya esta aprobado, en cuando se registren y se seleccione dicho DS, las facturas estarán listas para pagarse. 

Esta es una pantalla de Oracle dónde pueden ver todos los datos que deben llenarse para el correcto registro de una factura. 

En entradas posteriores les explicare que significal algunos de los campos que aparecen en esta pantalla.

Si tienes alguna pregunta no dudes en comentar.

Gracias por leer.

*Orden de compra

¿Qué es un ERP?

 

Un ERP (Enterprise Resource Planning) por sus siglas en inglés, es un software que le permite a las empresas gestionar sus actividades de contabilidad, finanzas, configuración de proveedores, gestión de proyectos, etc., en un mismo sistema. Un ERP enlaza diferentes procesos dentro de una empresa que ayudan a planificar, presupuestar, predecir y notificar resultados financieros de una organización.

Estos sistemas facilitan el flujo de datos entre diferentes procesos. Dentro de un ERP podemos encontrar módulos, de contabilidad, cuentas por pagar, cuentas por cobrar, configuración de proveedores, procesamiento de facturas, alta de ordenes de compra, ventas, clientes, Recursos Humanos, etc., y cada uno de estos módulos se enlazan para proporcionar información valiosa para la empresa, que está al alcance de solicitar un reporte en el sistema.

Regularmente las empresas multinacionales usan los ERP más comunes como son Oracle y SAP.

Pero existen otros ERP que también son funcionales para medianas y pequeñas empresas.